Mong muốn cuối cùng của những người tổ chức sự kiện đó là chương trình thành công và hài lòng được khách hàng. Tuy nhiên để có được 1 chương trình thành công thì không đơn giản chút nào. Hanoiskyteam là đơn vị chuyên tổ chức sự kiện tại Hà Nội, xin chia sẻ 1 vài kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công như mong đợi
- Gây ấn tượng – quảng cáo sự kiện
Điểm đầu tiên để gây ấn tượng và tạo thành công cho buổi sự kiện của quý khách hàng, đặc biệt là đối với các chương trình khai trương, quảng bá hay ra mắt sản phẩm thì việc gây ảnh hưởng cho sự kiện trước ngày tổ chức là rất cần thiết. Thông thường việc quảng bá cho sự kiện cần phải làm trước ngày diễn ra tối thiểu khoảng 1 tuần và dùng các kênh truyền hình, xã hội hay trực tiếp…
Tuy nhiên, khách hàng cũng nên dựa vào ngân sách để tìm phương án tạo sức hút cho sự kiện như thế nào.
- Lên dự trù và kiểm soát ngân sách
Để lên kế hoạch cho 1 chương trình sự kiện thành công bạn cần nắm rõ ngân sách mà bạn có là bao nhiêu. Bởi biết đâu rằng bạn vẽ đủ thứ, thỏa sức sáng tạo nhưng những điều ấy lại nằm ngoài tầm với của ngân sách. Bạn không thể định hình được số tiền cần bỏ ra cho 1 sự kiện là bao nhiêu vì thế bạn cần có trong đầu số tiền tối thiểu hay tối đa mà bạn được phép chi tiêu. Từ số tiền đó bạn sẽ biết được mình nên sử dụng hệ thống âm thanh – ánh sáng sự kiện như thế nào? Thực đơn ăn uống ra sao và sẽ có những điều đặc biệt gì trong buổi sự kiện hôm đó.
- Dịch vụ dành cho khách mời
Ai sẽ là người đánh giá sự thành công cho sự kiện của bạn? Đó chính là những người khách mời tới trong sự kiện. Chính vì điều này bạn nên tạo sự thiện cảm với khách mời bằng những dịch vụ trong sự kiện như ăn uống. Đơn vị tổ chức cần xác định chính xác về menu đồ ăn uống, đảm bảo khâu chất lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm… Khách hàng sẽ không quan tâm ai nấu hay ai chế biến đồ ăn thức uống trong sự kiện, họ chỉ quan tâm tới nhà tổ chức buổi sự kiện đó là ai. Vậy nên bạn cần phải chọn lựa đối tác sao cho tốt và hợp lý nhất, đồng thời cân đối mức ngân sách cho khâu này.
- Có phương án dự phòng tình huống phát sinh
Chắc chắn sẽ luôn có những tình huống phát sinh khi bạn làm sự kiện, đặc biệt nếu tổ chức sự kiện ngoài trời bạn sẽ còn phải có phương án phòng ngừa các tình huống xấu do thời tiết. Mọi tình huống xấu cần phải được đặt ra đi kèm đó là phương án xử lý, đồng thời luôn có 1 đội nhân sự giám giát và linh hoạt ứng biến lại. Khi làm được như vậy thì sự kiện của bạn luôn được diễn ra suôn sẻ, không để lại sơ xuất nào
- Sắp xếp đội ngũ nhân sự
Đội ngũ nhân sự thưc hiện chương trình đóng vai trò rất lớn trong sự thành công của sự kiện. Cần phải có kế hoạch và phân công rõ ràng cho từng đội nhóm khi làm sự kiện từ người dẫn chương trình tới người làm âm thanh, ánh sáng, quản lý tiệc, quản lý hậu trường hay người giám sát. Khi sắp xếp nhân sự tốt thì chương trình của bạn coi như đã thành công được một nửa.
Đó là 1 vài kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện, nếu bạn đang lo lắng hay cần tìm 1 đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp uy tín có thể liên hệ với Hanoiskyteam. Công ty sẽ miễn phí hoàn toàn dịch vụ tư vấn, báo giá sát với lợi ích khách hàng nhất. Mọi thông tin chi tiết liên hệ:
Công ty du lịch và sự kiện Bầu Trời Hà Nội
Số 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội
ĐT: 04 3 926 4363
Hotline: 0903 209 712
Email : sales@hanoiskyteam.com
