Xu hướng của những chương trình sự kiện hiện nay là tổ chức ngoài trời, tuy nhiên việc tổ chức sự kiện ngoài trời không hề đơn giản. Đi kèm với những lợi ích khi chọn không gian mở như thoáng, hiện đại, thỏa sức tung hoành ý tưởng trang trí, sức chứa lớn… thì có rất nhiều vấn đề đi kèm mà ta cần phải xử lý. Có thể kể tới một vài lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời như:
Bãi giữ xe
Khác với việc tổ chức trong khách sạn, nhà hàng… khi làm ở ngoài trời vấn đề bãi để xe khá đáng lo đặc biệt với những buổi sự kiện, tiệc có số lượng người tham gia lớn. Tuy nhiên vấn đề này có thể giải quyết được nếu đơn vị tổ chức biết cách quy hoạch sắp xếp không gian và nhân sự quản lý. Ngoài ra hiện nay có khá nhiều nhà hàng có khu vực ngoài trời để tổ chức sự kiện hay những công viên, resort… điều mà các đơn vị tổ chức cần làm khi này đó là đàm phán giá để được không gian đẹp mà mức giá vẫn vô cùng hợp lý.
Trang trí
Một trong những điều gây ấn tượng với người tham gia sự kiện đó là không gian và cách trang trí tại sự kiện đó ra sao. Khi tổ chức sự kiện ngoài trời với không gian rộng lớn các đơn vị tổ chức được thăng hoa sáng tạo trong việc trang trí, nhưng đôi khi chính ưu điểm này cũng có thể biến thành nhược điểm nếu không biết lên ý tưởng và sắp xếp khoa học. Mặc dù không gian rộng, thoáng nhưng người trang trí cần nắm được đâu là vị trí trung tâm, cần nhấn nhá vào điểm nào trong không gian đó để làm buổi tiệc không bị nhạt. Tránh việc xử dụng quá nhiều trang thiết bị phụ kiện có thể làm rườm rà mất diện tích của không gian sự kiện. Một gợi ý nhỏ trong việc trang trí như dùng pano, standee hay banner, phướn dọc trang trí vừa giúp tăng việc quảng bá hình ảnh của sự kiện vừa giúp nổi bật trong việc trang trí.
Dự phòng
Điều mà bất kỳ chương trình sự kiện ngoài trời nào cũng cần phải đối mặt đó là có phương án dự phòng với những trường hợp rủi ro khách quan. Sự kiện ngoài trời sẽ phải đổi mặt với điều kiện của thời tiết, chẳng hạn như mưa to, gió lớn. Khi ấy đơn vị tổ chức sự kiện cần phải làm gì để khắc phục?
Đầu tiên là trang thiết bị sử dụng trong sự kiện, cần phải lựa chọn những trang thiết bị âm thanh – ánh sáng – đèn máy chiếu có thể sử dụng trong điều kiện mưa gió. Tiếp theo là khu vực sân khấu và ăn uống cần phải có phương án dù che, nhà giàn để phòng trường hợp mưa bất chợt hay trời quá nắng gắt…
Ăn uống – Vệ sinh
Với không gian ngoài trời thì khách hàng nên chọn tiệc BBQ hay buffet thì phù hợp hơn so với set menu. Tuy nhiên đơn vị tổ chức cần yêu cầu bên cung cấp tiệc như nhà hàng, khách sạn có cam kết đảm bảo về vệ sinh thực phẩm, đồng thời quản lý sát về đầu vào và chế biến thực phẩm cho bữa tiệc.
Vấn đề vệ sinh cũng cần đặc biệt lưu tâm để đảm bảo môi trường sạch cho toàn bộ bữa tiệc. Đơn vị tổ chức cần phải bố trí nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên dọn dẹp rác thải và có đặt những thùng rác xung quanh khu vực tổ chức. Ngoài ra cần phải quan tâm tới nhà vệ sinh, quý khách có thể liên hệ tới những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê nhà vệ sinh lưu động để tránh trường hợp phải xếp hàng đi vệ sinh hay đi quá xa mới tới khu vệ sinh…
An ninh trật tự – Giám sát chương trình
Khi làm ngoài trời, không gian mở có thể sẽ dẫn tới việc người ngoài – không phải khách mời tự ý vào tham gia buổi tiệc hoặc có thể xảy ra xô xát… việc này sẽ phá hủy buổi sự kiện của bạn. Khi đó nhà tổ chức cần phải có đội ngũ an ninh để bảo vệ buổi tiệc đồng thời có 1 đội ngũ giám sát chương trình thường xuyên theo dõi, linh hoạt xử lý nhanh chóng những sự cố xảy ra.
Đó là những điều cần lưu ý khi tổ chức tiệc hay sự kiện ngoài trời. Quý khách hàng nếu cần tìm 1 đơn vị tổ chức sự kiện uy tín có thể tham khảo Hanoiskyteam, đơn vị đã có 7 năm kinh nghiệm và phục vụ nhiều khách hàng lớn khó tính. Đặc biệt Hanoiskyteam còn có cơ sở vật chất, thiết bị sự kiện đầy đủ hiện đại để đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng.
Mọi thông tin chi tiết cần tham khảo vui lòng liên hê:
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện Bầu Trời Hà Nội
Địa chỉ : Số 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Tel : 04 3 926 43 63 / máy lẻ : 21
Hotline : 0903 209 712
Email : sales@hanoiskyteam.com
