Là một trong những sự kiện doanh nghiệp tri ân tới khách hàng, tổ chức hội nghị khách hàng luôn được chú trọng tổ chức trọn vẹn, thuận lợi và để lại những ấn tượng tốt. Để một chương trình diễn ra thành công, những vẫn đề hoàn thiện trong khi tự tổ chức sự kiện luôn được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Hanoiskyteam mời bạn đọc tham khảo 5 lưu ý khi tự tổ chức hội nghị khách hàng hiện nay.
- Ý tưởng và kịch bản tổ chức
Hanoiskyteam nhấn mạnh về vấn đề ý tưởng tổ chức trước tiên. Chúng tôi mang đến cho khách hàng chương trình đa dạng hoạt động, mang đến sự nhìn nhận về doanh nghiệp và chương trình theo hướng tích cực, thân thiện hơn. Một chương trình thân thiện với môi trường, ấm áp với khách hàng, đưa họ đi qua từng cung bậc cảm xúc với chủ đề chương trình, với ban tổ chức và những hoạt động diễn ra.
Kịch bản tổ chức càng chi tiết, càng hướng đến khách hàng không bao giờ làm bạn phụ lòng về chương trình. Sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm dịch vụ, chương trình tổ chức chính là vấn đề cốt lõi cho chính doanh nghiệp lên ý tưởng và kịch bản tổ chức.
- Địa điểm, không gian tổ chức
Theo xu hướng của những năm gần đây, địa điểm và không gian tổ chức sự kiện dần chuyển hướng sang làm ngoài trời đặc biệt ở các điểm có nhiều cây xanh. Bởi lẽ với những không gian này sẽ làm cho người tham gia không cảm thấy nhàm chán, gò bó và mệt mỏi với những buổi hội thảo, hội nghị. Tuy nhiên với các chương trình quan trọng đặc biệt thì không gian trong nhà vẫn là phương án được ưu tiên nhiều hơn vì tính trang trọng và chỉn chu.
- Giấy mời và thông báo rộng rãi
Sau khi hoàn thiện được vấn đề kịch bản, có chủ đề tổ chức, địa điểm và thời gian, việc lên giấy mới và phát thông báo rộng rãi để khách hàng nắm bắt được chương trình. Giấy mời ngoài những thông tin cơ bản về tổ chức chương trình, cần sử dụng từ ngữ trang trọng, thể hiện sự gần gũi, quan tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Việc phát thông báo rộng rãi, đó là hình thức quảng bá hình ảnh công ty thân thiện với cuộc sống hơn. Không chỉ là cách giữ chân, nhắc khách hàng không quên về chương trình, đây còn gây tò mò tới nhiều khách hàng, tìm hiểu về chương trình hoặc về công ty khi quan tâm tới khách hàng.
- Trang trí sân khấu, setup các thiết bị âm thanh – ánh sáng
Sân khấu tổ chức luôn đảm bảo sự đồng bộ về chủ đề, thông điệp của chương trình tổ chức. Backdrop, standee, ngay cả giấy mời cần được đồng bộ về câu chữ, hình ảnh, màu sắc chủ đạo. Khi trang trí sân khấu, ngoài trời hay trong nhà luôn đảm bảo về khả năng ấn tượng, nổi bật nhất trong toàn khung cảnh chương trình.
Setup âm thanh – ánh sáng, thiết bị trình chiếu vấn đề này yêu cầu cao về mức độ ổn định và an toàn trong quá trình sử dụng. Sự ổn định ở vấn đề truyền tải hình ảnh, âm thanh một cách tự nhiên, đảm bảo ở mọi vị trí không gian chương trình người tham gia có thể nắm bắt được các vấn đề tốt nhất. Mời khách hàng tham khảo dịch vụ cho thuê dàn âm thanh, ánh sáng, màn hình LED của Hanoiskyteam
- Dự trù kinh phí tổ chức và các rủi ro cần tránh
Sự sáng tạo, mở rộng chương trình là vô hạn nhưng kinh phí tổ chức lại là giới hạn của chương trình. Vấn đề dự trù kinh phí để khách hàng có thể hiểu được các vấn đề tổ chức của mình đang cần được chú trọng hoặc hạn chế. Việc tối ưu hóa vẫn luôn nhận được sự quan tâm hơn là lãng phí ngân sách. Hanoiskyteam luôn bóc tách các vấn đề chi phí nhỏ nhất để khách hàng nắm bắt được các khâu hoàn thiện sự kiện chi tiết.
Các rủi ro trong quá trình tổ chức là điều khó tránh khỏi, cũng như cần có những phương án giải quyết nhanh chóng, linh hoạt. Vấn đề về thời tiết, thời gian hoặc sự quá tải về người tham gia, trục trặc trong âm thanh – ánh sáng,… luôn cần được kiểm tra, chú trọng và có cách xử lý kịp thời.
Hanoiskyteam – tư vấn và tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói
Hội nghị khách hàng về cơ bản là chương trình tri ân tới khách hàng của mình. Doanh nghiệp tạo không gian chung để lắng nghe những mong muốn của khách hàng và dành tặng cho họ về những sản phẩm, dịch vụ gần gũi, đáp ứng tốt nhu cầu. Ngoài ra thông qua tổ chức hội nghị khách hàng còn mang lại những giá trị về mặt hình ảnh thân thiện, quảng bá về doanh nghiệp, thu hút sự quan tâm của nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Chúng tôi luôn lấy sự tín nhiệm của khách hàng để khai thác chương trình, tổ chức sự kiện hoàn thiện, thành công. Đội ngũ tư vấn 24/7 trả lời chi tiết các vấn đề liên quan tới tổ chức chương trình như kịch bản, nhân sự hỗ trợ, chi phí, địa điểm… Các chương trình hội nghị khách hàng của Bảo hiểm Bảo Việt, Ngân hàng khối IT Techcombank, Vpbank, Viettinbank, Khối Nông nghiệp như Cagrill, APEC,… Chúng tôi trở thành người đồng hành thân thiết cùng khách hàng thông qua các chương trình tổ chức trọn gói, chuyên nghiệp.
Liên hệ tư vấn và báo giá chi tiết hoạt động tổ chức sự kiện
Công ty TNHH Du lịch và Sự kiện Bầu trời Hà Nội
Địa chỉ: 5 Lý Nam Đế – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Tel: (024)3.926.4363/ máy lẻ: 21
Hotline: 0903.209.712
Email: sales@hanoiskyteam.com
